De elektrische (bedrijfs)fiets is aan een ware opmars bezig. Steeds meer Belgen lijken er uiteindelijk toch voor te kiezen om met de fiets naar het werk te gaan. Waarop moet u als werkgever letten als u uw personeel fietsen ter beschikking wilt stellen?

Als werkgever hebt u de keuze om, afhankelijk van de concrete situatie in uw bedrijf, de fietsen ter beschikking te stellen via een bedrijfsaankoop, leasing of een groepsaankoop. In het laatste geval kopen de werknemers de fiets zelf aan, maar genieten ze mogelijk van een korting als dit zo geregeld kan worden. Kiest u ervoor de fietsen zelf aan te kopen, dan moet u uiteraard onmiddellijk een groter bedrag investeren, met dien verstande dat de aankoop momenteel nog 120% fiscaal aftrekbaar is. Vanaf 1 januari 2020 wordt dit herleid tot 100%. Leasing laat toe de kost te spreiden en geeft uw werknemers de kans om op het einde van de leasetermijn de fietsen aan een gunstige prijs over te nemen (minimaal 16% bij operationele leasing, maximaal 15% bij financiële leasing).

Kunt u uw werknemer laten meebetalen in geval van bedrijfsaankoop of leasing?

Dat is mogelijk, maar let er in ieder geval op dat u de Loonbeschermingswet niet schendt. Artikel 23 van deze wet somt limitatief op welke inhoudingen op het loon mogelijk zijn. De terugbetaling van een fiets is daar niet in voorzien en kan dus niet zonder meer worden ingehouden op het loon. Wat u wel kunt doen, is met uw werknemer een addendum bij de actuele arbeidsovereenkomst sluiten. Daarin komt u een herschikking van het brutoloon overeen. Uw werknemer ondergaat dan een maandelijkse vermindering op het brutoloon, maar kan na de lease- of afbetalingsperiode de fiets overnemen aan een fractie van de oorspronkelijke prijs. Let er wel op dat het minimumloon en de loonbarema’s gerespecteerd blijven.

Wat komt u nog allemaal overeen in dit addendum?

Uit het addendum moet uiteraard het akkoord van de werknemer blijken met zowel het project als de herschikking van zijn brutoloon. Zo niet kan er sprake zijn van een eenzijdige wijziging van de arbeidsovereenkomst, met het risico op impliciet ontslag. Verder spreekt u het best af wat er gebeurt als de werknemer tijdens de lease- of afbetalingsperiode uit dienst treedt, wat de lease- of afbetalingsperiode is (gebruikelijk is 36 maanden) en aan welk percentage de fiets na afloop van de leaseperiode eventueel gekocht kan worden. Ook het gedeelte van het woon-werkverkeer dat met de fiets afgelegd moet worden, wordt bij voorkeur bepaald om misverstanden te vermijden. De wet vereist immers enkel dat de fiets daadwerkelijk voor woon-werkverkeer wordt gebruikt, maar bepaalt geen minima. Deze gebruiksmodaliteiten kunt u ook in een fietspolicy overeenkomen. Zo hoeft u niet telkens voor elke werknemer een uitgebreid addendum bij de arbeidsovereenkomst af te sluiten, maar kunt u volstaan met de essentie erin op te nemen en voor de volledige details te verwijzen naar de fietspolicy.

Hoe overtuigt u uw werknemers?

De elektrische bedrijfsfiets is een vrijgesteld voordeel van alle aard. Dit betekent concreet dat als de fiets daadwerkelijk wordt gebruikt voor woon-werkverplaatsingen, de werknemer hierop geen belastingen hoeft te betalen. Ook niet voor het privégebruik van de fiets. Daarenboven hoeft de werknemer noch op het professionele gebruik, noch op het privégebruik RSZ te betalen. Ook de werkgever hoeft in dit geval geen patronale bijdragen te betalen. Het gebruik van de fiets maakt wel een loonvoordeel uit als de bedrijfsfiets voornamelijk voor privéverplaatsingen wordt gebruikt. Dan is het gebruik - net als op fiscaal vlak – een loonvoordeel dat onderworpen is aan RSZ.

De werknemer kan dit gunstige regime overigens combineren met de eventuele fietsvergoeding van 0,24 euro per km voor zijn woon-werkverplaatsingen, wat eveneens een RSZ- en belastingvrij voordeel is. Dit geldt enkel wanneer dit maximumbedrag per kilometer gerespecteerd wordt.

Wegcode en verzekering

Nieuwe vervoermiddelen, nieuwe regels: de wegcode kent intussen drie categorieën elektrische fietsen. De ‘rijwielen met elektrische hulpmotor’ zijn de klassieke elektrische fietsen die enkel trapondersteuning bieden tot 25 km/u. Ze worden als gewone fietsen beschouwd (geen helmplicht, inschrijving, rijbewijs, plaats op de weg …). De bestuurder hoeft geen speciale verzekering af te sluiten (familiale is wel aanbevolen), en kan bij een ongeval bescherming als zwakke weggebruiker genieten (art. 29bis WAM). De ‘gemotoriseerde rijwielen’, die een tussencategorie vormen, hebben een hoger vermogen maar blijven begrensd tot 25 km/u en kunnen mogelijk ook autonoom rijden. Voor de wegcode blijven ook dit fietsen. De speed pedelec, met nog meer vermogen en een maximale snelheid van 45 km/u, wordt als bromfiets gekwalificeerd. De verzekeringsplicht is een heet hangijzer: de rechtspraak en rechtsleer hebben een onderscheid gecreëerd op basis van het al dan niet ‘autonoom’ rijden, d.w.z. zonder trappen. Een autonoom rijdende fiets wordt dan in principe als een motorrijtuig beschouwd, met verzekeringsplicht (WAM) tot gevolg. De bestuurder is niet beschermd als zwakke weggebruiker, wat bij een ongeval van enorm belang kan zijn. Om tegemoet te komen aan bezorgdheden hieromtrent werd de WAM-wet recent aangepast: zolang de fiets ‘door de mechanische kracht’ (wat volgens ons enkel als ‘autonoom’ kan worden gelezen) de snelheid van 25 km/u niet overschrijdt, is er vrijstelling van verzekeringsplicht en blijft de bescherming als zwakke weggebruiker gelden. Volgens ons inzicht blijven speed pedelecs dus vrijgesteld van WAM-verzekeringsplicht zolang ze tussen de 25 km/u en 45 km/u enkel trapondersteuning bieden, al blijft dit voer voor discussie. Wordt ongetwijfeld vervolgd.