Hoe organiseert u in coronatijd een algemene vergadering van aandeelhouders of het eigen collegiaal bestuursorgaan? Voor bestuurders van ondernemingen is het sinds de COVID-19-pandemie moeilijk geworden om de juiste spelregels hiervoor te kennen. Bestuurders worden om de oren geslagen met steeds weer veranderende wetgeving. Interne organisatie is wel de laatste van hun zorgen. Nochtans loert ook hier aansprakelijkheid om de hoek, al dan niet na nietigverklaring van de genomen besluiten op initiatief van een misnoegde aandeelhouder of collega-bestuurder. Blijvende alertheid is dus nodig.

Het KB nr. 4 van 9 april 2020 (BS 9 april 2020) voerde tijdelijke noodmaatregelen in voor de periode van 1 maart tot 30 juni 2020. Daarna stuurde de wet van 20 december 2020 (BS 24 december 2020) de vergaderregels opnieuw bij, deze keer permanent. In dit artikel geven we een update met een handig overzicht voor de verschillende vergaderprocedés op het niveau van het bestuur en de algemene vergadering.

Evolutie van fysiek vergaderen naar alternatieve vergadervormen

In januari 2020 werden in België de meeste vergaderingen binnen de collegiale organen van vennootschappen, als ze al niet op papier werden gehouden, fysiek gehouden in – soms niet zo gezellige – nabijheid van elkaar. Zoals het in oorsprong bedoeld was: samenkomen om te vergaderen. Vergaderen binnen een college betekent immers beraadslagen. En beraadslagen houdt een interactief debat in, dat tegelijkertijd tussen minstens twee deelnemers wordt gevoerd, met kennis van informatie.

Het afgelopen jaar moesten we op zoek gaan naar alternatieve vergaderstructuren, ook voor de besluitvorming binnen vennootschappen en verenigingen. Moet overleg noodzakelijk mondeling gebeuren? Moeten de bestuurders of aandeelhouders daarvoor effectief fysiek samenkomen? Het antwoord is tweemaal neen. Het Wetboek van vennootschappen en verenigingen (hierna het 'WVV') bevatte al pre-corona alternatieven ter vervanging van een fysieke deelname aan een vergadering. Die regels werden eerst tijdelijk bijgestuurd met het KB nr. 4 van 9 april 2020. Nu zijn ze ook definitief - hoewel we weten dat niets eeuwig is - aangepast in het WVV door de wet van 20 december 2020 (hierna de 'COVID-wet').

Niet-fysieke alternatieven voor besluitvorming

Er zijn vier alternatieve manieren om tot een besluitvorming te komen binnen een vennootschap (BV/CV/NV) of een vereniging: schriftelijke besluitvorming, de e-vergadering, op voorhand stemmen, en deelnemen bij volmacht. Hierna lichten we elk van die alternatieven toe.

1. Schriftelijke besluitvorming

Deze optie wordt ook wel een eenparig schriftelijk besluit of eenparig schriftelijk akkoord genoemd.

Hier gaat het over louter schriftelijk ‘vergaderen’, zonder enige fysieke of digitale samenkomst. Op een algemene vergadering betekent dit dat noch de aandeelhouders, noch de bestuurders of eventuele commissaris aanwezig of vertegenwoordigd zijn. De beslissingen worden letterlijk op papier genomen.

Een voorafgaandelijke formele oproeping is niet nodig. In de praktijk wordt er wel minstens informeel gepolst, in elk geval voor schriftelijke besluitvorming door de aandeelhouders, omdat elk van hen het eens moet zijn met deze procedure. Die heeft immers als gevolg dat een aandeelhouder zijn vraagrecht niet kan uitoefenen omdat er geen fysieke vergadering is waarop het bestuur aanwezig is.

Een eenparig schriftelijk besluit is maar geldig genomen als alle aandeelhouders (voor de algemene vergadering) en alle bestuurders (voor het collegiaal bestuursorgaan) hun instemming hebben gegeven met de te nemen beslissingen.

Deze vergadervorm is praktisch relevant voor vennootschappen waar er geen conflicten (te verwachten) zijn en waar beslissingen met eensgezindheid zonder ware beraadslaging kunnen worden genomen. Tot voor kort was deze vergaderwijze niet nadrukkelijk voorzien voor verenigingen.

2. E-vergadering

De e-vergadering wordt ook wel de elektronische, digitale of virtuele vergadering genoemd.

In een verregaand (ideaal?) scenario houdt deze optie in dat de vergadering, met inbegrip van de beraadslaging en de stemming, plaatsvindt via elektronische weg, bijvoorbeeld door in te loggen op een website of met video- of teleconferentie, zonder fysieke bijeenkomst van de aandeelhouders en/of het bestuur.

Het WVV heeft het over ‘de deelname op afstand aan de algemene vergadering door middel van een door de vennootschap ter beschikking gesteld elektronisch communicatiemiddel’. Een vrij complexe en technische aangelegenheid, waardoor deze vergadervorm, in de betekenis van het WVV, tot dusver dode letter bleef. Voor het bestuursorgaan voorziet het WVV geen gelijkaardige vergaderwijze.

De COVID-wet verstrengt de voorwaarden om een algemene e-vergadering te organiseren, maar versoepelt ze tegelijk. Wellicht nog belangrijker is dat tijdens de parlementaire voorbereiding van de COVID-wet werd gesteld dat niet binnen elke onderneming de deelname op afstand moet verlopen via een gesofisticeerd elektronisch communicatiemiddel met toegangscontrole:

De controle van de hoedanigheid en de identiteit van de aandeelhouder kan bijvoorbeeld ook gebeuren via video- of telefoonconferenties zoals Teams, Zoom, Skype of een gelijkaardig systeem. De keuze voor een geschikt communicatiesysteem hangt ook af van de concrete omstandigheden. In een vennootschap met een beperkt aantal aandeelhouders waar iedereen elkaar kent, kan dit bijvoorbeeld ook verlopen via telefoon.

Op het eerste gezicht lijkt dit niet helemaal te stroken met de strenge regelgeving, mede in het licht van de vereiste dat de leden van het bureau niet via elektronische weg kunnen deelnemen. Toch biedt deze invulling alvast meer perspectieven om een geldige digitale vergadering te houden zonder al te complexe toestanden.

3. Op voorhand stemmen

In deze situatie neemt een bestuurder (voor een vergadering van het collegiaal bestuursorgaan) of een aandeelhouder (voor de algemene vergadering) niet deel aan een bijeengeroepen vergadering maar brengt hij zijn stem op voorhand uit, ofwel per brief, ofwel elektronisch. Als deze mogelijkheid openstaat binnen een vennootschap of vereniging, kiest de betrokken bestuurder of aandeelhouder zelf of hij daarvan gebruik wil maken.

De vergadering blijft evenwel voor de andere deelnemers normaal gezien fysiek of digitaal doorgaan.

4. Deelnemen bij volmacht

In deze situatie neemt een bestuurder (voor een vergadering van het collegiaal bestuursorgaan) of een aandeelhouder (voor de algemene vergadering) niet deel aan een bijeengeroepen vergadering, maar vraagt hij iemand anders hem te vertegenwoordigen en op de vergadering zijn stem uit te brengen (al dan niet met steminstructie). Als deze mogelijkheid openstaat binnen een vennootschap of vereniging, kiest de betrokken bestuurder of aandeelhouder zelf of hij daarvan gebruik wil maken.

De vergadering blijft evenwel voor de andere deelnemers normaal gezien fysiek of digitaal doorgaan.

Overzicht van de opeenvolgende wettelijke regels voor de alternatieve vergadervormen

In het onderstaande schema (ook hier te bekijken) zijn de vier alternatieve vergadervormen weergegeven. De specifieke regelgeving met betrekking tot het collegiaal bestuursorgaan en de algemene vergadering van aandeelhouders wordt vergeleken zoals deze van toepassing is/was:

1. pre-corona (WVV);
2. tijdelijk van 1 maart tot en met 30 juni 2020 (KB nr. 4);
3. sinds de wet van 20 december 2020, die in werking trad op 24 december 2020 (WVV na COVID-wet).

De regelgeving die in werking was op het moment van het houden van een vergadering is van toepassing op die bewuste vergadering.

Het KB nr. 4 was van toepassing op alle vergaderingen, van de algemene vergadering van aandeelhouders of het bestuursorgaan, die gehouden (dienden te) zijn in de periode 1 maart 2020 tot en met 30 juni 2020 of waarvoor een oproeping was verstuurd vóór 30 juni 2020 en die nadien worden gehouden. De maatregelen golden louter voor de tijdelijke periode en kunnen actueel niet meer geldig worden toegepast. Doet men dit wel nog, dan riskeert men een procedure in nietigverklaring/opschorting of bestuurdersaansprakelijkheid wegens overtreding van het WVV of de statuten.

Tot slot: als iedereen elkaar goed verstaat, het erover eens is en – liefst expliciet – verzaakt aan de formele regels, kunnen de aandeelhouders en de bestuurders in de regel beslissen om niet fysiek maar schriftelijk of op afstand te vergaderen, en al dan niet via elektronische weg deel te nemen of te stemmen in dergelijke vergadering. Die ideale wereld bestaat niet altijd of overal. Het is dan ook wijs gewapend te zijn met een goede kennis over de vergaderregels. Een handig overzicht in de omvangrijke en niet steeds heldere regelgeving kan daarbij helpen. Verliest u toch het overzicht, dan helpen wij u graag om door de papierstapel heen te geraken.

Een uitgebreide uiteenzetting over dit onderwerp door mr. Vanessa Ramon komt aan bod in het webinar ‘Vennootschapsrecht in beweging door COVID-19: Actuele thema’s’, op 26 januari 2021, georganiseerd door Intersentia in samenwerking met LegalNews.be.

Hier is onderstaande tabel in een groter formaat te bekijken.