Met het Wetboek van vennootschappen en verenigingen (WVV) zijn een aantal aspecten van de belangenconflictprocedure in de NV, de BV en de CV gewijzigd. De wellicht grootste wijziging is dat er voortaan in elke vennootschap een onthoudingsplicht wordt opgelegd aan de geconflicteerde bestuurder(s). Dit betekent een terugkeer naar het vroegere vennootschapsrecht zoals dat voor 1995 bestond. In dit artikel brengen we de wettelijke regeling van de belangenconflictprocedure onder het WVV overzichtelijk in kaart. We gaan ook wat dieper in op de aspecten die ingrijpend zijn gewijzigd onder het WVV.

1. De belangenconflictprocedure verschilt naargelang het aangenomen bestuursmodel

De te volgen belangenconflictprocedure verschilt naargelang de samenstelling van het bestuursorgaan in de desbetreffende rechtsvorm. Als in de statuten van de NV niets wordt bepaald, bepaalt het aanvullend recht dat het bestuursorgaan bestaat uit een collegiale raad van bestuur. In de statuten kan men echter ook kiezen voor een duaal bestuurssysteem met een raad van toezicht en een directieraad of voor het model van enige bestuurder.

In de BV en de CV bestaat het bestuursorgaan, tenzij anders bepaald in de statuten, uit meerdere individuele bestuurders die geen college vormen en dus elk op zich kunnen beslissen. In de statuten kan echter wel geopteerd worden voor een collegiaal bestuur of het model van enige bestuurder.

Collegiale besluitvorming impliceert dat in principe de meerderheid van de bestuurders moet samenkomen of vertegenwoordigd zijn (quorum) om met een meerderheid van de stemmen te besluiten.

Onderstaand schema bevat een overzicht van de te volgen procedure bij een belangenconflict binnen de verschillende bestuursmodellen:

Hier is bovenstaande tabel in een groter formaat te bekijken.

2. De meest ingrijpende wijzigingen onder het WVV

Het WVV heeft het personele toepassingsgebied van de belangenconflictregeling verruimd. Zo is de belangenconflictprocedure behalve op de NV en de BV ook (wettelijk) van toepassing op de CV, de VZW en de stichting. Voortaan is ze bovendien van toepassing op de vaste vertegenwoordiger(s) van een rechtspersoon-bestuurder, ongeacht de vraag of die laatste zelf een belangenconflict heeft.

Het materiële toepassingsgebied blijft ongewijzigd. Er moet sprake zijn van een rechtstreeks of onrechtstreeks belang van vermogensrechtelijke aard dat strijdig is met een beslissing of verrichting die behoort tot de bevoegdheid van het bestuursorgaan.

Naast de gebruikelijke verrichtingen en de handelingen tussen nauw verbonden vennootschappen voorziet het WVV in de BV wel een bijkomende uitzondering op het toepassingsgebied. Zo bepaalt artikel 5:143 WVV dat de belangenconflictregeling niet van toepassing is op de liquiditeitstest die het bestuursorgaan moet voltrekken voor het besluit tot uitkering van bijvoorbeeld een dividend/tantième. De bestuurders (-aandeelhouders) van de BV zullen namelijk vaak zelf begunstigden van de uitkering zijn. De wetgever wilde dan ook geen afbreuk doen aan de responsabilisering van het bestuur.

Zoals hoger al vermeld, mag de geconflicteerde bestuurder niet langer deelnemen aan de beraadslaging en de stemming over het punt waarover hij geconflicteerd is. Als alle bestuurders van de vennootschap geconflicteerd zijn, moet de beslissing naar de algemene vergadering worden doorverwezen. In de VZW is dat het geval zodra de meerderheid van de bestuurders geconflicteerd is.

Voortaan kan bovendien niet alleen de vennootschap de nietigheid van de transactie vorderen. Ook derden van wie de wetgever de bescherming met de belangenconflictregel nastreeft (bijvoorbeeld de aandeelhouders) kunnen dit nu doen.

3. De impact van de onthoudingsplicht op het aanwezigheidsquorum

Een interessante vraag die hierbij rijst, is wat er gebeurt als de meerderheid van de bestuurders (bijvoorbeeld vier van de zeven) geconflicteerd is in een collegiaal bestuursorgaan.

Een eerste standpunt is de beslissing dat in zo’n geval moet worden doorverwezen naar de algemene vergadering. Sommigen zien dit als in strijd met de wet. De letterlijke tekst van de wet verzet zich er namelijk niet tegen dat door de nu verplichte onthouding van beraadslaging en stemming de beslissing wordt genomen door één (niet-geconflicteerde) bestuurder. De wet voorziet enkel dat wanneer alle bestuurders een belangenconflict hebben, de beslissing of verrichting aan de algemene vergadering wordt voorgelegd.

Volgens een tweede strekking gelden de geconflicteerde bestuurders als aanwezig voor het quorum. In het hogergenoemde voorbeeld betekent dit dat de drie overige niet-geconflicteerde bestuurders de beslissing alleen kunnen nemen. Ook hierop wordt kritiek geformuleerd, aangezien de collegialiteit in sommige gevallen niet meer gerespecteerd zal worden, meer bepaald indien één bestuurder als enige niet-geconflicteerd is en bijgevolg de beslissing dient te nemen.

Een derde en laatste visie is dat de geconflicteerde bestuurders genegeerd moeten worden voor het quorum. Een nadelig gevolg van die werkwijze is dat er sneller sprake zal zijn van een ongeldige vergadering bij gebrek aan voldoende quorum. De geconflicteerde bestuurders worden met andere woorden niet meegeteld in de teller en de noemer. In het hogervermelde voorbeeld zou er dan een minimumquorum van 2/3 gelden.

In het kader van goed bestuur is de overheveling van de algemene vergadering wellicht de meest aangewezen oplossing om het principe van beraadslaging en debat te vrijwaren. Gezien de onduidelijkheid die daar nu over heerst, raden wij aan deze kwestie nader te moduleren in de statuten.

4. Besluit

De nieuwe regels voorzien een strenger regime door de verruiming van het toepassingsgebied en de strengere procedureregels. Dit resulteert in een grotere bescherming van de betrokken partijen, waaronder de aandeelhouders. Niettemin rijzen er nog een aantal onduidelijkheden, waaronder de vraag over de impact van de onthoudingsplicht op het aanwezigheidsquorum.

Een uitgebreide uiteenzetting over dit onderwerp hebben mr. Vanessa Ramon en mr. Eveline Lesage op 9 mei 2023 gegeven in een webinar, dat ook on demand beschikbaar is: ‘Correct vergaderen en correcte verslaggeving in vennootschappen: 7 topics onder de loep’ georganiseerd door Legal Learning.