Forfaitaire onkostenvergoedingen komen in de praktijk zeer vaak voor. Het gebruik ervan maakt het mogelijk om bepaalde kosten gemaakt door de werknemers in het kader van de uitoefening van hun functie, op veralgemeende wijze forfaitair te begroten en zonder al te veel administratieve rompslomp terug te betalen. Dergelijke forfaitaire begroting van onkosten wordt principieel aanvaard door de RSZ, maar discussies omtrent de toekenning en de omvang ervan blijven uiteraard mogelijk. Tot voor kort was het zo dat in geval van discussie de RSZ diende te bewijzen dat een aan de werknemer toegekende forfaitair gewaardeerde onkostenvergoeding eigenlijk geheel of deels verkapt loon was. Dit is gewijzigd met ingang van 1 januari 2010. Vanaf dat ogenblik hanteert de wetgever het principe volgens welk het aan de werkgever toekomt om de juistheid van de kosten aan te tonen, en niet langer aan de RSZ om de onjuistheid ervan te bewijzen.
Slaagt een werkgever er niet in om aan te tonen dat tegenover de toegekende forfaitair gewaardeerde onkostenvergoeding reëel door de werknemer gemaakte kosten staan, dan wel de forfaitaire waardering redelijkerwijze overeenstemt met het werkelijke bedrag van de gemaakte kosten, dan loopt deze het risico dat de onkostenvergoeding geheel dan wel gedeeltelijk als loon zal worden beschouwd. De RSZ gaat zelfs nog een stapje verder. In haar “onderrichtingen voor werkgevers” heeft de RSZ recent een tabel uitgevaardigd waarin verschillende posten zijn opgenomen waarvoor de RSZ een forfaitaire raming aanvaardt, samen met de overeenstemmende bedragen en voorwaarden. Betekent dit nu dat aan elke werknemer zorgeloos een onkostenvergoeding kan worden toegekend, in de mate de door de RSZ aanvaarde waarden maar niet worden overschreden? Neen. Een werkgever moet nog steeds kunnen aantonen dat de toegekende onkostenvergoeding een reëel gemaakte kost dekt. Zo valt het te verwachten dat de toekenning van een forfaitaire onkostenvergoeding voor het gebruik van de eigen wagen aan een werknemer die nooit beroepsverplaatsingen maakt, de toets van de RSZ niet zal kunnen doorstaan, zelfs al valt de forfaitaire waardering binnen de RSZ-normen. De lijst ziet eruit als volgt: Type kost Bedragen door de RSZ aangenomen Woon-werkverplaatsingen - auto - fiets 0,3178 EUR/km 0,20 EUR/km Baankosten voor niet-sedentaire bedienden - vergoeding voor afwezigheid van faciliteiten - maaltijd 8 EUR/dag 6 EUR/dag Verblijfskosten in België 30 EUR/nacht Bureaukosten voor thuiswerkers - deel van werk thuis - thuiswerkers - telewerkers 110,50 EUR/maand 10% 10% Arbeidsgereedschap 1,25 EUR/dag Werkkledij - aankoop - onderhoud Onderhoud en slijtage van gewone kledij van de werknemer 1,46 EUR/dag 1,46 EUR/dag 0,73 EUR/dag Kosten verbonden aan de eigen auto - garage/stalplaats - parking - car-wash 50 EUR/maand 15 EUR/maand 15 EUR/maand (Voor de volledige lijst: https://www.socialsecurity.be/lambda/portail/instructions/idmfa/2010_03_n.nsf) Gezien de beperkte bedragen, zal men in de praktijk vaak noodgedwongen moeten terugvallen op de algemene regel, waardoor de werkgever (1) zal moeten aantonen dat terugbetaling van deze of gene kost beantwoordt aan een werkelijke kost, en (2) eveneens zal moeten aantonen dat het terugbetaalde bedrag beantwoordt aan de werkelijk gemaakte kost. Opmerkelijk is dat bepaalde klassieke kosten niet eens in de lijst zijn opgenomen (bv. representatievergoedingen aan niet-sedentaire bedienden, ter dekking van bijvoorbeeld restaurantkosten, beroepsgebonden geschenken, …). Ook hier valt men terug op de klassieke bewijsregels. Het is dus maar de vraag of deze lijst een werkelijk nuttige praktische waarde (voor een werkgever) zal hebben.